תוכנת ניהול קשרי לקוחות: מה היא התוכנה, האם אנו זקוקים לה, ומה היתרונות שלה?

אז מה זה בעצם תוכנת CRM?

תוכנת ניהול קשרי לקוחות, או בקיצור תוכנת CRM, הינה כלי אשר בו משתמשים בחברות ועסקים, במטרה לנהל את כל המידע הנוגע לחברה וללקוחותיה במקום אחד, ולעקוב אחר כל הפעילויות של החברה והתהליכים המתרחשים בה. מערכת CRM אף משמשת את החברה לשם ניהול היחסים עם הספקים השונים, עם שותפים עסקיים ועם עסקים המספקים לחברה שירותי מיקור-חוץ.

מערכת ניהול קשרי לקוחות שומרת על כל המידע הקריטי הנוגע למכירות, שיווק, שירות לקוחות ועוד, וניתן להשתמש בה עבור ניהול קמפיינים שיווקיים ועריכת דו”חות חשובים, כמו גם עבור ניתוחם של אותם דו”חות לצורך הסקת מסקנות. בעזרת תוכנה לניהול קשרי לקוחות כגון Microsoft Dynamics CRM ו- FollowUp CRM, החברה מקבלת גישה ישירה אל כל המידע שברשותה, אל כל תיק או מסמך ואל כל תהליך המתרחש בחברה.

מערכת קשרי לקוחות מאפשרת לעסק לזהות הזדמנויות שונות להגדלת ההכנסה, ליצור תחזיות ואנליזות של השוק, לספק שירות לקוחות משובח במיוחד, לעקוב אחר קצב ההתקדמות של החברה ועוד.

בתמונה הבאה ניתן לראות לוח טיפוסי של מערכת CRM, שמטרתו לארגן את הפעילות השוטפת של החברה ולעשות בה סדר.

באיזור 1 – המסננים המאפשרים לסנן ולהתקמד בפעילויות החשובות לכם.

באיזור 2 – שטח עבודה המאפשר לרואת במבנה טבלאי את כל המשימות ומטלות לביצוע

באיזור 3 – היתן לרואת את ההערות לכל משימה ומשימה.

נשמע טוב, אבל האם גם העסק שלי זקוק לתוכנה כזו?

למערכת CRM טובה יש אינספור שימושים שונים ומגוונים, כך שכמעט כל עסק- קטן או גדול- יוכל להרוויח ממנה. הנה כמה מדדים אשר יכולים להצביע על כך שאתם זקוקים לתוכנה:

  • אתם משתמשים בכמה שיטות שונות כדי לתקשר עם הלקוחות שלכם (דואר אלקטרוני, טלפון, שירות פנים-אל-פנים, דואר רגיל וכו’), ואתם זקוקים למערכת שתנתב את כל השיטות ותאסוף את המידע במקום אחד מסודר.
  • אתם רוצים להיות מסוגלים לזהות לקוחות ספציפיים, להתאים מוצרים ללקוחות, ולהעלות את רמת שירות הלקוחות.
  • אתם רוצים לספק לצוות העובדים שלכם מערכת נוחה לתפעול ולהבנה.
  • אתם רוצים לייעל את פעילות החברה, כך שלא יקרה מצב ששני אנשים יתעסקו במשימה אשר יכולה להתבצע על ידי איש אחד, לדוגמה.
  • אתם חשים שקשה לכם לנהל את הדו”חות השונים של החברה ולעקוב אחריהם.
  • אתם רוצים להיות מסוגלים לזהות ולנתח טרנדים והזדמנויות בשוק שלכם.
  • כל המידע שיש לכם (על החברה ועל לקוחותיה) מפוזר על פני כמה מערכות שונות, מה שגוזל ממכם זמן ומשאבים.

החלטנו שאנו רוצים מערכת קשרי לקוחות, אך אנו חוששים מהעלות הכספית. האם זה שווה את ההשקעה?

ישנם יתרונות רבים לשימוש בתוכנה לניהול קשרי לקוחות, כולל הגדלת ההכנסות של החברה, הקטנת העלויות והגברת היעילות. כאשר משווים תוכנות ניהול קשרי לקוחות לתוכנות אחרות, קל לראות שההשקעה משתלמת, משום שכמה מהיתרונות של המערכת מתקבלים באופן כמעט מיידי. להלן כמה מהיתרונות העיקריים:

  • מערכת CRM מקבלת אליה את כל התוכנות הנמצאות כרגע בשימוש בחברה (כולל טבלאות אקסל, קבצי וורד, דואר אלקטרוני ועוד) וממירה אותם לפורמט נוח וברור יותר.

בתמונה הבאה, תוכלו לראות כיצד ניתן לעבוד עם מערכת Microsoft Dynamics CRM, ישירות בתוך תיבת האאוטלוק (תיבת הדואר הנכנס של ווינדוס) :

mscrm-outlook

  • כל המידע, הטפסים והמסמכים נמצאים במקום אחד.
  • מערכת CRM מאפשרת לנהל את העסק בצורה צפויה ומאורגנת יותר, משום שהיא מדריכה אתכם, צעד אחר צעד, דרך השלבים השונים של כל תהליך אותו אתם מבצעים בחברה.
  • תוכנת ניהול קשרי לקוחות מאפשרת לכם ליצור דו”חות קבועים בצורה יעילה.
  • ניתן לשנות את המערכת בכל עת ולהתאים אותה לצרכי החברה המשתנים.
  • המערכת מונעת שכפולים של מידע ועוזרת לכם לנהל את חלוקת המטלות בין העובדים.
  • תוכנת ניהול קשרי לקוחות מייעלת את אופן שיתוף המידע בין כל המחלקות והעובדים, מה שמאפשר יעילות גבוהה יותר וביצועים טובים יותר.
  • המערכת מאפשרת ניתוח יעיל יותר של השוק בו אתם פועלים.

רוצים לשמוע עוד? פנו אלינו עוד היום, ואנו נשמח לעמוד לשירותכם!