ההחלטה על רכישת מערכת Dynamics CRM היא החלטה חשובה שכוללת שיקולים רבים. אבל, אל הליך ההתאמה ורכישת הרישיון של המערכת מצטרף גם הליך ההטמעה של המערכת בתוך הארגון. אז מהו אותו תהליך הטמעה ומה הדגשים בעת ביצוע הליך הטמעה שכזה?

מערכות ה-CRM הפכו כבר מזמן לחלק בלתי נפרד מכל ארגון או עסק בשוק הכלכלי הגלובלי וכלי העבודה החזקים שמספקות המערכות החליפו מזמן את כל תוכנות קשרי הלקוחות אשר פותחו במיוחד לתצורת פעילותו של כל ארגון וגררו עלויות פיתוח כבדות שלא תמיד השיגו את המטרה.

לאחר מאות הטמעות מוצלחות של מערכת Microsoft CRM, אצל לקוחותינו בחברת Reutone החלטנו לעצור לרגע ולסקור בעבורכם את הליך ההתאמה וההטמעה של מערכת Microsoft CRM כדי להסיר מעט מהערפול הטכנולוגי האופף את המערכת החדשנית.

אז איך הכל מתחיל?

התהליך עצמו מתחיל עוד הרבה לפני הנגיעה במערכת התוכנה עצמה ומתבסס על הגדרת צרכי הארגון ותיחום נכון של הפרויקט. בחלק זה על מנהל הארגון להגדיר מראש מה המטרה בשילוב מערכת ה-CRM ובעבור אילו מחלקות בארגון עומדת להיות מוטמעת מערכת ה-CRM .

בשלב זה חשוב להגדיר את המשימות היום-יומיות איתן מתמודדים נציגי השירות מכירות והדרג הניהולי ולבנות פתרון CRM המאפשר להם לייעל את אותם התהליכים ולא לשאוף למערכת שתספק יותר פתרונות מהנדרש ותוביל לעלויות גבוהות שלא לצורך.

חשוב להציג כבר בשלבי התכנון את תרבות העבודה ונהלי העבודה של הארגון ולהציג את המשימות הייחודיות לפעילות הארגון. חשוב לזכור כי המערכת מגיעה על מנת להמשיך את תצורת העבודה הקיימת ביעילות גבוהה יותר לשביעות הרצון של הלקוחות שלכם ולכן מומלץ לשלב גם דרגים נמוכים יחסית בשלב האפיון של המערכת.

שלב הפרקטיקה – הליך ההטמעה של מערכת Microsoft Dynamic CRM

כאשר יש בידינו את אפיון המערכת הדרוש ואת המשימות שעומדות בפני המערכת, נוכל להיכנס אל הפרטים של מערכת ה-CRM הארגונית. אנחנו בחברת Reutone פיתחנו לאורך השנים הליך הטמעה מקצועי ואמין, אשר משלב את המערכת במהירות גבוהה וביעילות מרבית.

השלב הראשון במערכת כולל את ייצוא המידע הקיים וייבואו של המידע הנחוץ אל בסיס הנתונים החדש מולו תעבוד מערכת Microsoft CRM, כאשר במקביל יכול הארגון להמשיך ולעבוד מול בסיס הנתונים הקיים. לאחר שלב זה מותקנת מערכת ה-CRM בעמדות הקצה השונה ומתחיל הליך ההתאמה.

בהליך ההטמעה עצמו מחולק הארגון למחלקות וגופים שונים. מסכי התוכנה בעבור משתמשי הקצה מותאמים, כך שכל המידע הרלוונטי – ורק הוא – יוצג בעבור כל משתמש קצה. למרות הליך התאמה זה, עדיין נשמרת עבור הדרג המנהלי האפשרות לניתוח מחלקות וניתוח כולל לארגון.

לאחר שלב זה ניתן למזג את המידע שנשמר בבסיס הנתונים הישן בתקופת ההטמעה ומרגע זה ניתן להתחיל לעבוד עם המערכת. קרוב לוודאי כי ידרשו התאמות נוספות בהתאם לפידבק מהשטח בתקופת השימוש הראשונה, אך הליך זה הינו חלק כמעט בלתי נפרד מהטמעת מערכת חדשה בקנה מידה גדול בארגון.

מה קורה לאחר הליך ההטמעה?

בסיום הליך ההטמעה של המערכת בארגון ולעיתים במקביל אליו, קיים גם שלב הטמעת הידע הנדרש בקרב משתמשי הקצה. בשלב זה יערכו הדרכות לכלל הצוותים העובדים עם המערכת מתוך רצון לספק את כל ידע הדרוש עוד לפני השימוש המלא במערכת.

מלבד המערך של הדרכות שימושיות עבור העובדים השונים, חשוב לספק הדרכות מקצועיות גם בעבור הדרג הניהולי בהתאמה לצרכיו ודרישותיו מממערכת ה CRM על מנת שזו תוכל לספק את התוצאות הגבוהות שהבטיחה עוד לפני הליך ההטמעה.

מעוניינים במידע נוסף על מערכת Microsoft Dynamics CRM בעבור הארגון שלכם? צרו אתנו קשר עוד היום ואנחנו נשמח לענות על כל שאלה ולבנות את פתרון ה-CRM המותאם לצרכי הארגון שלכם.