לאחר שקראתם את המאמרים השונים באתר, דיברתם איתנו, והחלטתם לרכוש תכנת CRM, אתם בוודאי שואלים את עצמכם: כיצד כדאי להטמיע את השימוש בתוכנה בחברה שלנו, כך שהיא באמת תהפוך לכלי עסקי רב ערך?

אנו מציעים חמישה צעדים פשוטים, שיעזרו לכם לשלב תוכנת CRM חדשה בעסק שלכם בצורה מוצלחת.

1. התאימו את התוכנה לעסק. הכינו רשימה מפורטת של כל היישומים, היכולות והשימושים שעלינו לכלול בתכנה החדשה שלכם, כך שהיא תתאים לצרכיו של העסק שלכם. כאשר אתם בונים, בעזרתנו, תכנת ניהול קשרי לקוחות בהתאמה אישית, חשוב שתחשבו לא רק על צוות שירות הלקוחות והמכירות, אלא על כל המחלקות בחברה – מחלקת השיווק, החשבונאות, הפיתוח וכו’. צרו קשר עם ראשי הצוותים שלכם בכל מחלקה, ובקשו גם מהם לציין מה הצרכים העיקריים של המחלקה שלהם, ולאילו שימושים הם זקוקים במיוחד.

2. צרו בקרב העובדים מוטיבציה ומחוייבות. הכינו אותם לקראת הטמעת התוכנה, והסבירו להם את היתרונות השונים אשר החברה תפיק משימוש נכון בתוכנת קשרי לקוחות. התמקדו בעיקר ביתרונות שכל עובד ועובד יפיק מהמוצר עבורו – עבודתם תיעשה קלה, יעילה ומהירה יותר, צוות המכירות יוכל למכור מוצרים רבים וכך לקבל בונוסים גבוהים וכו’.

אתם יכולים לפתוח את השלב הזה בכך שתראו להם סרטון או מצגת קצרים, המספקים מבוא ראשוני וכללי לנושא של ניהול קשרי לקוחות, כמו הסרטון הבא:

3. שלב האימונים: לאחר שאתם מתקינים מערכת ניהול קשרי לקוחות בעסק, חשוב מאוד לערוך לכל המשתמשים בה אימונים ותרגול. זכרו שיש לכם עובדים אשר התרגלו לעבוד על מערכת אחרת במשך שנים, אז היו סבלנים ואדיבים. אנו ממליצים להכשיר כמה ראשי צוותים, והם בתורם יעבירו את ההדרכות למחלקות שלהם. ראשי הצוותים צריכים להיות לא רק בעלי גישה למחשבים, אלא גם, ובעיקר, בעלי יכולת הדרכה ועמידה מול קהל.

4. העלו תחילה נתונים חשובים במיוחד. אנו מציעים לכם ליצור תיקיה אחת בה תרכזו את כל המידע החשוב אותו אתם רוצים להעביר למערכת לניהול קשרי לקוחות, ולאחר מכן להתקין את התיקיה הסופית במערכת. אחד מיתרונותיה של מערכת CRM הוא בכך שהיא תעשה עבורכם סדר בחומרים שהעלתם, ותמנע כפילויות. לאחר שכל המידע העיקרי יהיה על המערכת, תוכלו להתחיל לעבוד איתה, ולגשת להעלאת שאר המידע בראש שקט ובלי לחץ של זמן. לאחר שאתם מסיימים להעלות למערכת קשרי הלקוחות את כל המידע של החברה, הריצו עוד כמה בדיקות המבוססות על דחיסה של מספרי טלפון, כתובות דואר אלקטרוני, שמות וכדומה, כדי לוודא סופית שאין שום כפילויות במידע.

5. קדימה למלאכה! אפשרות אחת היא לבצע את הטמעתה של תוכנת CRM בכמה שלבים, לפי המחלקות השונות או לפי מיפוי העובדים שלכם אשר זקוקים לתוכנה בדחיפות המרבית. אפשרות אחרת והגיונית גם היא הינה להחיל את השימוש בתוכנת ניהול קשרי לקוחות בבת אחת על כל העובדים והמחלקות. חשוב שתשקלו את היתרונות והחסרונות של כל אפשרות, ותחליטו מה השיטה המתאימה ביותר לחברה שלכם. לעיתים כדאי לתת לתהליך עוד כמה שבועות, כדי לוודא הטמעה מוצלחת.

מערכות CRM הינן היבט קריטי ביכולתו של כל עסק לצמוח ולהתפתח. תוכנות CRM אשר מוטמעות בחברה בצורה טובה מספקות יתרונות רבים, ולכן חשוב מאוד לעשות את התהליך בצורה יעילה, מושכלת ורצינית.

לפרטים נוספים – פנו אלינו!