מסמך בעד ונגד השכרת תוכנה

לאור פניות רבות של לקוחות וכן לאור ערפל הגדול שיוצרים ספקים שונים בנושא תמחור עלויות תוכנה החלטנו להוציא מסמך המסכם ככל שניתן את הדעות בעד ונגד השכרת תוכנה.

המסמך בא על מנת לתת למשתמש המתלבט, כלים לקבלת החלטה.

החלטה בנושא השכרה או רכישה זו החלטה שחייבת להתקבל על ידי הרוכש ולא על ידי הספק, ולכן אנחנו מקווים שהמסמך יהווה כלי חשוב לקבלת ההחלטה.

מספר הבהרות לגבי אובייקטיביות של המסמך, ראשית הנתונים המובאים בו לוקטו ממאות מאמרים, מסמכים ודיונים בפורומים שונים באינטרנט וכמובן חלקם מפרי ניסיוננו העשיר מזה 15 שנה בתחום ה-CRM ולכן תודה מראש לכל אותם כותבי מאמרים והוגי דעות שמצוטטים במסמך זה.

שנית חשוב לציין שחברת ReutOne כבית פתרונות בתחום CRM עם למעלה מ- 13,000 משתמשים מאפשרת ללקוחות לבחור בין הרכישה להשכרה כך שלא תגידו שאנחנו נגועים בסובייקטיביות.

בבואנו לקבל החלטה יש לקחת בחשבון שני היבטים, היבט הכספי וכדאיות העסקה וכן היבט התפעולי והטכני שהוא לא פחות חשוב.

היבט הכספי

ההיבט הכספי הוא פן חשוב, קשה לעמוד בפיתוי של “תשלום חודשי קטן” במקרה של השכרה למול “הוצאה גדולה חד פעמית” במקרה של רכישה.

ברשותכם אעשה קצת סדר לפני שאתן לכם נוסחה פשוטה לחישוב. במרכיב “עלויות תוכנה מספר מרכיבים והם

  1. רישיונות התוכנה – עלות הרישיונות מחושבת לפי כמות המשתמשים וכן עלות תוכנת הבסיס
  2. שעות עבודה.
  3. אחזקה ושרות שנתי – בדרך כלל מחושב לפי % מתוך מחיר הרישיון מקובל בין 12% ל 15%.

לכן במקרה של רכישה יש לחשב את עלויות רישיונות התוכנה בלבד להלן “עלות רכישה” ואת עלות אחזקה שנתית לרשום בצד לשימוש מאוחר יותר.

במקרה של השכרה יש לחשב את דמי שכירות חודשי לכל המשתמשים יחד ולהלן “עלות השכרה חודשית“. בנוסף באם יש עלות הקמה חד פעמית (יש כאלה הקוראים לו עלות אפיון והגדרת דרישות) יש לרשום אותו בצד כי נזדקק לו.

אחרי ששני מספרים אלה חושבו, בחילוק פשוט של “עלות רכישה” חלקי “עלות השכרה” מקבלים את הנתון החשוב ביותר שהוא “חודשי איזון

“חודשי איזון” = “עלות רכישה

עלות השכרה חודשית

חודשי איזון” מיצג מספר חודשי השכרה שעלותם שווה ל”עלות רכישה“, או במילים זה דומה לעסקה במזומן ועסקה בתשלומים, רק שבמקרה זה אתה ממשיך לשלם את התשלומים לאורך כל חיי התוכנה.

דוגמא: נניח שרוצים לרכוש מערכת ל 5 משתמשים עלות רישיונות התוכנה היא 12,000 ₪ ובמקרה של השכרה עלות השכרה חודשית ל-5 משתמשים מסתכמת בסך 700 ₪ לחודש, ולכן לאחר חישוב לפי הנוסחה נקבל 17 (לאחר עיגול), זה אומר לאחר 17 חודשי שכירות שילמנו סכום זהה כאילו רכשנו את התוכנה, וזה אומר משהו נוסף והוא שהחל מחודש ה18 ואילך אנחנו משתמים יותר מאשר הינו רוכשים.

עקרונית הדעה הרווחת היא שעסקת השכרה כדאית באם מספר “חודשי איזון” גדול מ- 30 חודש (שנתיים וחצי).

אך כמובן שכל אחד יעשה את חשבון שלו ואני מתנצל מראש למול כל רואי החשבון וכלכלנים שיגידו שהנוסחה אינה מדויקת כי היא לא לוקחת בחשבון נתונים כמו ריבית והצמדה וכו’.

היבט התפעולי והטכני

שוב גם בהיבט הזה אבקש לעשות קצת סדר. להשכרת תוכנה מונחים רבים והם :אירוח תוכנה, Hosting , תוכנה כשרות, SaaS -Software As A Service, שיטת מחשוב ענן, ….. ועוד.

כאשר לכולם משמעות אחת ויחידה והוא : שהתוכנה והנתונים שלכם כולם ביחד נמצאים (מתארחים) בשרתים של ספק התוכנה ואתה מתחבר אליהם באמצעות הדפדפן האינטרנט שלך. מאוד חשוב להבין את העיקרון ולא לתת לאף BazWord לבלבל אתכם.

לשיטה חסרונות ויתרונות שחייבים לדעת ולקחת בחשבון והם :

בעד

חסכון אדיר בהשקעה בתשתיות מחשוב – כגון רכישה או החלפת שרת, עדכון מערכת הפעלה בשרת ועוד, רישוי תוכנות שרת ובסיסי נתונים וכדומה. מדובר בחסכון כספי גדול גם מידי וגם לטווח ארוך.

חסכון בהוצאות שוטפות – כל ציוד מחשב יש לו בלאי וכן צורך באחזקה ועדכון שוטף אם נוסיף לזה גם עלויות של חשמל (לכל מי שלא יודע) והם ממש לא קטנות.

קיצור זמן עליה לאוויר – היות ואין צורך ברכישה והיערכות לבניית תשתיות מחשוב לקליטת המערכת, אז הזמן עליה לאוויר קצר ביותר

זמינות ונגישות מכל מקום – היות והתוכנה והנתונים מאוחסנים בשרתי הספק ניתן ליהנות מגישה חופשית למערכת מכל מחשב זמין בעולם. חשוב להדגיש שיש תוכנות שגם ברכישתם ניתן ליצור מצב זמינות שכזו.

נגד

חשש לאבטחת מידע – אין מנוס מחשש זה, חשוב להדגיש שכל הנתונים כולל מסמכי החברה שמחוברים לכרטיס הלקוח יושבים בשרתי הספק ומפה תמיד החשש, אינני מכיר ספק שמוכן להתחייבות מלאה לאבטחת מידע.

תלות בקווי תקשורת – למרות יציבות קווי התקשרות והאינטרנט בשנים האחרונות יש לקחת בחשבון שבהיעדר תקשורת וגישה לאינטרנט אין לך גישה לתוכנה ולמידע.

תלות גבוהה בספק התוכנה – התלות יוצרת צורך לבחון את איתנות הכלכלית ויציבות הספק בכדי לא לעמוד ביום מן הימים בפני שוקת שבורה שחברה נעלמה או לא שילמה חשמל וכיבו להם השרתים.

תלות טכנולוגית – אם ספק התוכנה הוא גם מפתח התוכנה (מקרה שאינו נכון לגבי תוכנה של Microsoft) נוצר מצב ששינויים פיתוחים ועדכוני התוכנה מותנה ברצונו של הספק.

אין תהליך מובנה של הטמעה והדרכה באתר הלקוח – ישנם ספקים שלצורך הקטנת עלויות אינם מספקים חבילה שלמה של הטמעה והדרכה באתר הלקוח, דבר שחשוב מאוד להצלחת הפרויקט.

קשיים באינטגרציה עם מערכות פנימיות של החברה – מערכת CRM היא מערכת הפועלת לרוחב החברה ואין להם זכות קיום ללא יכולת להתחבר למערכות פנים ארגונית החל מOutlook וכלה במערכת הנהלת חשבונות שקישור אליהם נדרש בלא מעט מקרים.

ביזור מסמכי החברה בין שרת הספק לשרת הפנימי – בחלק מתהליכי עבודה שוטפים מול מערכות CRM יש צורך בתיוק מסמכים כגון: הצעות מחיר הזמנות וסיכומי פגישות בתיק הלקוח בתוכנה, במקרה זה יש עותק בשרת הספק ועותק בשרת המקום דבר שיכול לגרום לבלבול לא קטן.

מהירות גישה וזמני תגובה של התוכנה – נושא חשוב שמשפיע על עבודה יומיומית הוא מהירות תגובה של התוכנה, במקרה של השכרה יש מספר מרכיבים המשפיעים על המהירות ביניהם: רוחב פס תקשורת שלך כלקוח, רוחב פס שעובד הספק וכמובן החשוב ביותר האם התוכנה יודעת לטפל בכמות הנתונים שמצטבר ויצטבר לך בעתיד.

לסיכום, לכל אחד מהאפשרויות של רכישה או השכרה יתרונות וחסרונות, יש לפעול בכובד ראש תוך כדי הסתכלות על הצרכים בהווה וכן הצרכים בעתיד, ולבחון לגופו של עניין כל יתרון וחסרון.