לעבוד חכם עם יומן המטלות

יומן המטלות במערכת Followup crm הינו כלי העבודה המרכזי ביותר למשתמש.
יומן המטלות מכיל את המטלות לביצוע בתחום תאריכים , ומאפשר למשתמש לבצע אתה מטלות במהירות וביעילות רבה.
ביומן כל כלי העבודה , המאפשרים עבודה יעילה ומהירה, כגון : משלוח מייל, משלוח SMS, חייגן …….

לפני הצגת יכולות ושיטות העבודה ביומן המטלות, להלן מבנה וקונספט של המערכת Followup CRM.

במרכז המערכת כרטיס הלקוח.
כל מגע / קשר / פעולה מול לקוח מתועד במסך : “התקשרויות”. כגון: מתעניין, שיחה, מעקב, הצעה ……
במסך התקשרות 2 שדות חשובים: 1- מוצר / שירות  2 – פעילות.
טבלת פעילויות מכילה את המצבים / סטטוסים / שלב המכירה בו נמצא הלקוח.
ריכוז כל ההתקשרויות מציג את היסטורית לקוח.

להלן סכמה המתארת את מבנה המערכת

 

 

 

להלן מבנה מסך :יומן מטלות

1 – אזור המסננים

אזור המסננים מאפשרים לסנן את המטלות שמשתמש רוצה להתמקד ולעובד עליהם.

** יומן המטלות מציג כבררת מחדל רק את המטלות הם “לביצוע”

מסנן תחום תאריכים

המסנן מאפשר לסנן את מטלות (התקשרויות) בתחום תאריכים.

“היום” – מציג את המטלות להיום בלבד.
“מחר” – מציג את המטלות למחר בלבד.
“השבוע” – מציג את המטלות להשבוע בלבד.
“החודש” – מציג את המטלות לחודש הקלנדרי בלבד.
“הכל” – מציג את כל המטלות ללא סינון של תאריך.
“עד היום” – מציג את המטלות שבפיגור (שלא בוצעו) עד היום. זהו מסנן המומלץ ביותר לעבודה.
“תחום” – מאפשר בחירה של תחום תאריכים ומציג את המטלות שבתחום הנ”ל.

 

מסננים : תחום סוכנים, תחום מתאמות, תחום מוצרים, תחום פעילויות

סדרה של מסננים חכמים המאפשרים לסנן את המטלות (התקשרויות) לפי פרמטרים שונים והמאפשר להתמקד במטלות ספציפיות ע”פ הגדרת משתמש.

לדוגמא : שימוש במסנן “תחום פעילות”, בחירה של פעילות = “מעקב” מאפשר לקבל את כל הפעילויות מסוג “מעקב”.

** במסננים פועלים בצורה משולבת כלומר כל המסננים פועלים יחד ומסננים את ההתקשרויות.

2 – אזור עבודה (רשימת מטלות)

באזור זה מוצגים כל המטלות (התקשרויות) שמתאימים לסינון שהוגדר באזור המסננים.

כל שורה (רשומה) – מציג מטלה (התקשרות) שיש לבצע עבור לקוח מסוים.

** ניתן למיין את הרשומות על פי הצורך לפי כל עמודה, למיון רשומה לפי עמודה לחץ “דבל קליק” על כותרת העמודה.

3 – אזור הערה

באזור זה מוצג הערה של התקשורת המסומנת. הקש קליק על שורה המתאימה והערה שבהתקשרות תופיע באזור זה ומקטין את הצורך להיכנס להתקשרות עצמה.

 

שיטת עבודה מומלצת ביומן המטלות

בחר את המטלה שברצונך לבצע באמצעות “קליק” על השורה. להלן “מטלה המסומנת”

מרגע זה כל ה”כפתורים” ב”תפריט הראשי” מתייחסים ל “מטלה המסומנת” לדוגמא

לחיצה על כפתור :

כפתור “לקוח” תציג את כרטיס הלקוח של “המטלה המסומנת”

כפתור “אירועים” –  היסטוריה” תציג את היסטוריה שלל התקשרויות של הלקוח ב “מטלה המסומנת”

כפתור “רכישות” –  היסטוריה” תציג את כל הרכישות (הזמנות) הלקוח ב “מטלה המסומנת”

כפתור “רכישות” –  לידים” תציג את כל הלידים של הלקוח ב “מטלה המסומנת”

כפתור “מייל” –  תאפשר משלוח מייל באמצעות Outlook לאיש הקשר שב “מטלה המסומנת” כולל תיוק המייל

כפתור “חייג” –  תאפשר חיוג ללקוח או  לאיש הקשר שב “מטלה המסומנת” (פעיל במידה והמערכת מחוברת למרכזיה של הארגון”

כפתור “פקס” –  תאפשר משלוח פקס לאיש הקשר שב “מטלה המסומנת” (פעיל במידה והמערכת מחוברת לפקס)

כפתור “מסרון” –  תאפשר משלוח מסרון SMS לאיש הקשר שב “מטלה המסומנת” כולל תיוק המסרון בהיסטורית לקוח.

לעבוד חכם עם התקשרויות (מטלות)

כאמור כל שורה (רשומה) באזור העבודה מייצג התקשרות (מטלה) מול לקוח. שיטת העבודה מול התקשרות מאוד פשוטה, להזכירך השדה החשוב ביותר במסך התקשרות הינה שדה “פעילות” השדה מציג את הפעילות שבוצע או אמורה להתבצע (בהתאם לסימון בוצע / לביצוע במסך התקשרות)

להלן שיטה המומלצת:  (השכפול)

שיטת השכפול מבוסס על עקרון פשוט, כל מטלה שבוצעה יש לסמן אותה כ”בוצע” ולפתוח מטלה חדשה, כך נוצרת שרשרת של מטלות עוקבות, שריכוזם מהווה היסטורית לקוח.

בכדי להקל הביצוע השיטה פיתחנו כפתור “שכפל” בתפריט המשנה , כפתור זה מבצע אוטומטי

סיגרה (סימון שמטלה בוצעה) במטלה הקיימת ומשכפלת את ההתקשרות ופותחת את ההתקשרות החדשה.

  1. בחר רשומה (מטלה) באמצעות קליק ובצע אותו
  2. אם עקב ביצוע המטלה “הפעילות” השתנתה לחץ על כפתור וצור התקשרות חדשה
  3. אם עקב ביצוע המטלה “הפעילות” לא השתנתה כנס להתקשרות באמצעות “דבל קליק” וכתוב בשדה הערות את התרחש

** שיטה זו מאפשרת לנתח ולנהל את מטלות מול הלקוח בצורה טובה יותר וכן מאפשר יכולת מדידה של הפעולות שבוצעו מול הלקוח.

דוגמא : לפניך מטלה לביצוע עם פעילות “מעקב” אם לאחר ביצוע המטלה הלקוח אמר לא מעוניין השתמש בכפתור “שכפל” וצור מטלה חדשה עם פעילות “לא מעוניין”, באם הלקוח אמר שהוא עדיין מתלבט ,אזי כנס להתקשרות וכתוב בשדה הערות “הלקוח עדיין מתלבט ו…..” ושנה את שדה “תאריך לביצוע” לתאריך שתרצה לבצע את המטלה בפעם הבא.

 

אפשרויות שימוש ב”תפריט משנה” ביומן המטלות.

  • רענן” – מרענן את רשומות שעל המסך
  • שכפל” – ראה הסברים בדף הקודם
  • מרובה” + “הקצאה” – כתפור “מרובה מאפשר לסמן מספר מטלות בו זמנית ולחיצה על כפתור “הקצאה” מאפשר להעביר / להקצות את הרשומות למשתמש אחר תוך כדי שינוי נתונים נוספים.
  • הדפסה” – מאפשר להדפיס את רשימת המטלות במגוון תבניות (לעבודה ידנית על היומן)
  • תסריט” – כפתור המציג את “תסריט שיחה” של המוצר (במידה וקיים) ניתן להקים תסריט שיחה לכל מוצר, בחר בתפריט העליון “תוספות” ולאחר מכן בחר ב”טבלאות”
  • תצוגה” – מאפשר למשתמש לבחור את העמודות וסדר שלהם באזור התצוגה
  • Excel” – מייצא את רשימת המטלות לקובץ Excel.
  • “אפשרויות” – כפתור המציג את תפריט אפשרויות המשנה ביומן המטלות